Как заказать кейтеринг

Что подготовить до заявки

Сначала определите точное количество гостей. Ошибка в 10 человек может испортить весь расчет еды или создать дефицит закусок. Если вы планируете фуршет, закладывайте по 450 грамм еды на человека. Для полноценного банкета с переменой блюд цифра вырастет до 1200 грамм.

Проверьте площадку. Кейтерингу нужны розетки для тепловых столов и доступ к чистой воде. Если мероприятие проходит в загородном доме, узнайте, есть ли там холодильники. Без них соусы и холодные закуски испортятся через 40 минут после выкладки.

Составьте список ограничений по еде. Уточните у приглашенных наличие аллергии на орехи или непереносимость лактозы. В среднем 12% гостей в крупных городах России просят вегетарианские позиции. Это поможет избежать ситуации, когда половина людей останется голодной.

Подготовьте данные о тайминге:

• Время прибытия гостей.
• Время подачи горячего.
• Время завершения работы персонала.

Согласование меню и сметы

Меню должно соответствовать формату события. На деловой конференции лучше работают порционные закуски, которые удобно брать руками. Брускетта с ростбифом или мини-киш отлично подходят для таких целей. Для свадебного банкета выбирайте классические блюда: запеченную утку или стейк из говядины.

Смета часто содержит скрытые расходы. Проверьте, включена ли в стоимость аренда посуды и текстиля. Часто сервировка стоит 15% от общей суммы заказа. Также уточните доставку, если ресторан находится дальше 30 километров от места проведения.

Не заказывайте слишком много позиций. Пять видов закусок и три горячих блюда — это золотой стандарт для банкета на 50 человек. Избыток еды приведет к раздутому бюджету, а недостаток вызовет недовольство. Просите менеджера составить смету в Excel-файле с разбивкой по граммам и стоимости за порцию.

Дегустация и договор

Дегустация помогает проверить вкус блюд перед оплатой. Хороший шеф предложит вам попробовать ключевые позиции меню. Вы можете оценить не только соль или специи, но и температуру подачи. Если вы заказываете горячее, попросите принести его в подогретом виде.

Договор защищает ваши интересы при форс-мажорах. Пропишите в нем точное время начала работы официантов. Укажите штрафные санкции за опоздание службы доставки более чем на 30 минут. Также зафиксируйте финальный состав меню, чтобы вам не заменили лосось на дешевую тилапию.

Обратите внимание на пункт о пробковом сборе. Если вы привозите свой алкоголь, кейтеринг возьмет плату за открытие и подачу бутылок. Обычно это стоит от 300 до 700 рублей за одну позицию. Сравните эту цифру с ценами конкурентов перед подписанием документов.

Оплата и день мероприятия

Стандартная практика в России — предоплата 50%. Остаток суммы вы платите либо в день мероприятия, либо в течение 3 рабочих дней после него. Если мероприятие масштабное, требуйте закрывающие документы: акты выполненных работ и чеки. Это поможет бухгалтерии компании провести расходы правильно.

В день праздника будьте на связи с координатором. Проверьте наличие всех позиций из меню непосредственно перед началом подачи. Официанты должны появиться на площадке за 1 час до прихода первого гостя для настройки столов.

Следите за чистотой зоны раздачи. Грязные тарелки и крошки на скатерти портят впечатление даже от самого вкусного мяса. Если вы видите, что персонал не справляется, сразу сообщите об этом старшему менеджеру. Обычно решение таких мелких проблем занимает 5-10 минут.